Informacja dla sygnalistów

INFORMACJA DLA SYGNALISTÓW
(art. 48 ust. 1 ustawy o ochronie sygnalistów)

1. Dane kontaktowe organu umożliwiające dokonanie zgłoszenia zewnętrznego
 
Sygnalista może dokonać zgłoszenia zewnętrznego wraz z jego adresem korespondencyjnym lub adresem poczty elektronicznej (adresem do kontaktu) za pośrednictwem następujących kanałów:

1. pisemnie za pomocą elektronicznego systemu o nazwie „Sygnalizuj.pl”;
2. ustnie – na zasadach określonych poniżej.

 
Pisemnie: Sygnalista korzysta z elektronicznego systemu o nazwie „Sygnalizuj.pl”, w ramach którego pod adresem https://zewnetrzne-krosno.sygnalizuj.pl udostępniony został formularz online do składania Zgłoszeń zgodnie ze wskazówkami wskazanymi w systemie. Każde Zgłoszenie otrzymuje swój indywidualny numer udostępniany Sygnaliście. Dzięki numerowi Zgłoszenia Sygnalista otrzymuje wgląd do procesu przyjmowania Zgłoszenia oraz podejmowania działań następczych przez Podmiot.
 
Ustnie: Na wniosek Sygnalisty zgłoszenie ustne może być dokonane podczas bezpośredniego spotkania zorganizowanego w terminie 14 dni od dnia otrzymania takiego wniosku. W takim przypadku za zgodą Sygnalisty zgłoszenie jest dokumentowane w formie protokołu spotkania, odtwarzającego jego dokładny przebieg, przygotowanego przez Zespół.
W przypadku złożenia zgłoszenia ustnego Sygnalista może dokonać sprawdzenia, poprawienia i zatwierdzenia protokołu spotkania przez jego podpisanie.
 
2. Warunki objęcia Sygnalisty ochroną
 
Sygnalista podlega ochronie określonej w przepisach rozdziału 2 ustawy o ochronie sygnalistów od chwili dokonania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego, pod warunkiem że miał uzasadnione podstawy sądzić, że informacja będąca przedmiotem zgłoszenia lub ujawnienia publicznego jest prawdziwa w momencie dokonywania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego i że stanowi informację o naruszeniu prawa.
Ochronie przewidzianej w procedurze nie podlega Sygnalista, który świadomie dokonuje zgłoszenia zewnętrznego wiedząc, że do naruszenia nie doszło.
 
3. Tryb postępowania w przypadku zgłoszenia zewnętrznego
 

1. Podmiot:

1) przyjmuje zgłoszenie zewnętrzne;
2) dokonuje wstępnej weryfikacji zgłoszenia zewnętrznego  i jeśli ustali, że:
a) zgłoszenie nie dotyczy informacji o naruszeniu prawa - odstępuje  od rozpatrzenia  zgłoszenia zewnętrznego,
b) zgłoszenie naruszenia nie jest w obszarze/dziedzinie należącym do zakresu działania Podmiotu - przekazuje zgłoszenie zewnętrzne niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie 14 dni od dokonania zgłoszenia, a w uzasadnionych przypadkach 30 dni, do organu właściwego do podjęcia działań następczych, o czym informuje Sygnalistę,
c) zgłoszenie dotyczy informacji o naruszeniu prawa oraz zgłoszenie dotyczy naruszeń z zakresu działania Podmiotu  - rozpatruje zgłoszenie.

2. W przypadku, o którym mowa w ust.1 pkt 2 lit.c)  Zespół:

1) podejmuje działania następcze z zachowaniem należytej staranności;
2) przekazuje Sygnaliście, jeśli ten podał adres do kontaktu:
a) potwierdzenie otrzymania zgłoszenia zewnętrznego niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie 7 dni od daty jego otrzymania, chyba że Sygnalista wyraźnie wystąpił z odmiennym wnioskiem w tym zakresie albo Podmiot ma uzasadnione podstawy sądzić, że potwierdzenie otrzymania zgłoszenia zagroziłoby ochronie tożsamości Sygnalisty,
b) informację zwrotną w terminie nieprzekraczającym 3 miesięcy, a w uzasadnionych przypadkach po wcześniejszym poinformowaniu Sygnalisty, 6 miesięcy - od dnia przyjęcia zgłoszenia zewnętrznego;
c) informację o ostatecznym wyniku postępowań wyjaśniających, wszczętych na skutek zgłoszenia zewnętrznego,
d) zaświadczenie (nie później niż w terminie miesiąca od dnia otrzymania żądania wydania zaświadczenia), w którym potwierdza, że Sygnalista podlega ochronie,
e) prośbę o wyjaśnienia lub dodatkowe informacje, jakie mogą być w jego posiadaniu, z zastrzeżeniem sytuacji wskazanych poniżej
 
 
W przypadku, gdy w zgłoszeniu zewnętrznym dotyczącym sprawy będącej przedmiotem wcześniejszego zgłoszenia przez tego samego lub innego Sygnalistę, nie przedstawiono istotnych nowych informacji na temat naruszeń w porównaniu z wcześniejszym zgłoszeniem zewnętrznym Zespół może nie podjąć działań następczych. Informacja o niepodjęciu działań następczych z podaniem uzasadnienia przekazywana jest Sygnaliście. W razie kolejnego zgłoszenia – pozostawiane jest bez rozpatrzenia; o tym fakcie nie informuje się Sygnalisty.
Powyższe działania zostają odnotowane przez Zespół w rejestrze zgłoszeń.
 
 
 
W przypadku, gdy Sygnalista sprzeciwi się przesłaniu żądanych wyjaśnień lub dodatkowych informacji, lub ich przesłanie może zagrozić ochronie poufności jego tożsamości – odstępuje się od tego żądania.
 
4. Informacja zwrotna przekazywana Sygnaliście
 
Podmiot przekaże Sygnaliście informację zwrotną w terminie nieprzekraczającym 3 miesięcy od dnia przyjęcia zgłoszenia, a w uzasadnionych przypadkach w terminie nie przekraczającym 6 miesięcy od dnia przyjęcia zgłoszenia.
Informacja zwrotna obejmuje informacje na temat planowanych lub podjętych działań następczych.
 
5. Zasady poufności przy dokonywaniu zgłoszeń zewnętrznych
 
Podmiot:
 

1. gwarantuje, że procedura oraz związane z przyjmowaniem zgłoszeń przetwarzanie danych osobowych:

1. uniemożliwiają uzyskanie dostępu do informacji objętych zgłoszeniem nieupoważnionym osobom,
2. zapewnia ochronę poufności tożsamości Sygnalisty oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie,

 
 
Pracownicy wykonujący czynności w ramach procedury zobowiązani są do zachowania tajemnicy w zakresie informacji i danych osobowych, które uzyskali w ramach przyjmowania i weryfikacji zgłoszeń lub podejmowania działań następczych, także po ustaniu stosunku pracy.
 
Pracownicy uczestniczący w działaniach następczych zobowiązani są do dołożenia należytej staranności, aby uniknąć podjęcia decyzji na podstawie chybionych i bezpodstawnych oskarżeń, niemających potwierdzenia w faktach i zebranych dowodach oraz z zachowaniem poszanowania godności i dobrego imienia osób, których zgłoszenie dotyczy.
 
Dane osobowe Sygnalisty, które pozwalają na ustalenie jego tożsamości, nie podlegają ujawnieniu nieupoważnionym osobom, chyba że za wyraźną zgodą Sygnalisty.
 
W przypadku, gdy ujawnienie tożsamości Sygnalisty jest koniecznym i proporcjonalnym obowiązkiem wynikającym z przepisów prawa w związku z postępowaniami wyjaśniającymi prowadzonymi przez organy publiczne lub postępowaniami przygotowawczymi lub sądowymi prowadzonymi przez sądy, w tym w celu zagwarantowania prawa do obrony przysługującej osobie, której dotyczy Zgłoszenie, zasady zawartej w ustępie powyżej nie stosuje się. W takiej sytuacji przed dokonaniem ujawnienia tożsamości Sygnalisty, właściwy organ publiczny lub właściwy sąd powiadamia o tym Sygnalistę i przesyła mu w postaci papierowej lub elektronicznej wyjaśnienie powodów ujawnienia jego danych osobowych, chyba że takie powiadomienie zagrozi postępowaniu wyjaśniającemu lub postępowaniu przygotowawczemu lub sądowemu.
 
6. Zasady przetwarzania danych osobowych
 
Na mocy z art. 13 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych), informujemy, że:

1. Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Prezydent Miasta Krosna (dalej: Prezydent), z siedzibą pod adresem: ul. Lwowska 28 a , (38-400 Krosno),  Z administratorem można się skontaktować się telefonicznie: 13 47 43 301, pocztą elektroniczną (e-mail um@um.krosno.pl) lub pisemnie na adres siedziby administratora.
2. Administrator wyznaczył  Inspektora Ochrony Danych, z którym można się skontaktować poprzez pocztę elektroniczną: iod@um.krosno.pl lub pisemnie na adres siedziby administratora.
3. Podane dane będą przetwarzane w celu wypełnienia obowiązków wskazanych ustawą z dnia 14 czerwca 2024 o ochronie sygnalistów (DZ. U. 2024 poz. 928- dalej Ustawa), a co za tym idzie w szczególności w celu przyjęcia zgłoszenia informacji o naruszeniach prawa oraz podjęcia działań następczych.
4. Podstawę przetwarzania danych osobowych stanowią:

1. obowiązek prawny wynikający z ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (DZ. U. 2024 poz. 928) - art. 6 ust. 1 lit. c RODO,
2. zgoda w przypadku ujawnienia tożsamości sygnalisty- art. 6 ust. 1 lit. a RODO,
3. uzasadniony interes Administratora lub osoby trzeciej, której dane są ujawniane, jakim jest konieczność weryfikacji otrzymanego zgłoszenia i przeprowadzenie postępowania wyjaśniającego - art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

5. Przysługują Państwu następujące prawa związane z przetwarzaniem danych osobowych:

1. prawo dostępu do treści danych,
2. prawo do sprostowania lub uzupełnienia danych,
3. prawo do wycofania zgody na ujawnienie tożsamości,
4. prawo do usunięcia danych,
5.  prawo do wniesienia sprzeciwu, a na czas rozpatrywania zgłoszenia prawo do ograniczenia przetwarzania danych,
6. prawo do wniesienia skargi do Prezesa UODO.

6. Podanie danych osobowych jest dobrowolne.
7. Dane osobowe nie będą udostępniane podmiotom zewnętrznym z wyjątkiem podmiotów upoważnionych do przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych oraz podejmowania działań następczych, w tym weryfikacji zgłoszenia i dalszej komunikacji, a także do dostawcy platformy do obsługi zgłoszeń oraz innych podmiotów przetwarzających dane na podstawie zawartej z Administratorem umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych. Dane osobowe mogą być udostępnianie również podmiotom upoważnionym do odbioru tych danych na podstawie innych przepisów prawa, w szczególności organom władzy publicznej.
8. Dane osobowe oraz pozostałe informacje ujawnione w rejestrze zgłoszeń zewnętrznych przechowywane będą przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze, lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami.
9. Dane osobowe przetwarzane w związku z przyjęciem zgłoszenia lub podjęciem działań następczych oraz dokumenty związane z tym zgłoszeniem przechowywane będą przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym przekazano zgłoszenie zewnętrzne do organu publicznego właściwego do podjęcia działań następczych lub zakończono działania następcze, lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami.
10. Dane osobowe zebrane w celu wykonania obowiązku ustawowego nie będą poddane zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji, w tym profilowaniu.
11. Administrator nie będzie przekazywał Państwa danych osobowych odbiorcom spoza EOG.

 
7. Charakter działań następczych
 
Działania następcze organu obejmują czynności podjęte w celu oceny prawdziwości informacji zawartych w zgłoszeniu oraz w celu przeciwdziałania naruszeniu prawa będącemu przedmiotem zgłoszenia, w szczególności przez postępowanie wyjaśniające, wszczęcie kontroli lub postępowania administracyjnego, wniesienie oskarżenia, działanie podjęte w celu odzyskania środków finansowych lub zamknięcie procedury realizowanej w ramach procedury przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych i podejmowania działań następczych.
W przypadku, gdy w zgłoszeniu zewnętrznym dotyczącym sprawy będącej przedmiotem wcześniejszego zgłoszenia przez tego samego lub innego Sygnalistę, nie przedstawiono istotnych nowych informacji na temat naruszeń w porównaniu z wcześniejszym zgłoszeniem zewnętrznym Zespół może nie podjąć działań następczych. Informacja o niepodjęciu działań następczych z podaniem uzasadnienia przekazywana jest Sygnaliście. W razie kolejnego zgłoszenia – pozostawiane jest bez rozpatrzenia; o tym fakcie nie informuje się Sygnalisty.
 
8. Środki ochrony prawnej i procedury służące ochronie przed działaniami odwetowymi oraz dostępności poufnej porady dla osób rozważających dokonanie zgłoszenia zewnętrznego
 
W stosunku do Sygnalisty, osoby pomagającej Sygnaliście oraz osoby z nim powiązanej nie mogą być podejmowane działania odwetowe ani próby lub groźby zastosowania takich działań. Naruszenie przepisów w zakresie ochrony Sygnalistów zagrożone jest odpowiedzialnością karną.
Sygnalista, wobec którego dopuszczono się działań odwetowych, ma prawo do odszkodowania w wysokości nie niższej niż przeciętne miesięczne wynagrodzenie w gospodarce narodowej w poprzednim roku, ogłaszane do celów emerytalnych w Dzienniku Urzędowym Rzeczypospolitej Polskiej „Monitor Polski” przez Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego, lub prawo do zadośćuczynienia.
Przed dokonaniem zgłoszenia zgłaszający może skorzystać z poufnej porady dla osób rozważających dokonanie zgłoszenia zewnętrznego zgodnie z art. 4¹ Ustawy z dnia 5 sierpnia 2015 r. o nieodpłatnej pomocy prawnej, nieodpłatnym poradnictwie obywatelskim oraz edukacji prawnej lub u Rzecznika Praw Obywatelskich w trybie art. 31 ust. 1 pkt 5 ustawy o ochronie Sygnalistów.
 
9. Warunki, na jakich Sygnalista jest chroniony przed ponoszeniem odpowiedzialności za naruszenie poufności zgodnie z art. 16 ustawy o ochronie Sygnalistów
 
Dokonanie zgłoszenia nie może stanowić podstawy odpowiedzialności Sygnalisty , w tym odpowiedzialności dyscyplinarnej lub odpowiedzialności za szkodę z tytułu naruszenia praw innych osób lub obowiązków określonych w przepisach prawa, w szczególności w przedmiocie zniesławienia, naruszenia dóbr osobistych, praw autorskich, ochrony danych osobowych oraz obowiązku zachowania tajemnicy, w tym tajemnicy przedsiębiorstwa, pod warunkiem że Sygnalista miał uzasadnione podstawy sądzić, że zgłoszenie lub ujawnienie publiczne jest niezbędne do ujawnienia naruszenia prawa zgodnie z ustawą.
W przypadku wszczęcia postępowania prawnego dotyczącego odpowiedzialności, Sygnalista może wystąpić o umorzenie takiego postępowania.
Uzyskanie informacji będących przedmiotem zgłoszenia lub ujawnienia publicznego lub dostęp do takich informacji nie mogą stanowić podstawy odpowiedzialności, pod warunkiem że takie uzyskanie lub taki dostęp nie stanowią czynu zabronionego.
 
10. Zachęta do skorzystania z procedury zgłoszeń wewnętrznych
 
Urząd Miasta Krosna zachęca, by przed złożeniem zgłoszenia zewnętrznego skorzystać z procedury zgłoszeń wewnętrznych podmiotu prawnego, w którym doszło do naruszenia w przypadku, gdy naruszeniu prawa można skutecznie zaradzić w ramach struktury organizacyjnej tego podmiotu prawnego, a Sygnalista uważa, że nie zachodzi ryzyko działań odwetowych.
 
11. Dane kontaktowe Rzecznika Praw Obywatelskich
 
Adres korespondencyjny: Biuro RPO, al. Solidarności 77, 00-090 Warszawa;
Adres e-mail: biurorzecznika@brpo.gov.pl
Bezpłatna infolinia obywatelska: 800 676 676,