OGŁOSZENIE

GMINA  KROSNO, 38 - 400  Krosno,  ul. Lwowska  28a  tel. (13) 43 675 43,
faks  (13)  43 628 65; NIP  684 - 00 - 13 - 798;  REGON  000526989

OGŁASZA

że udzieli zamówienia Przygotowanie szczegółowych dokumentacji technicznych do SIWZ na realizację projektu pod nazwą  „E-Usługi Miast i Gmin Podkarpackich” dofinansowanego w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, Oś Priorytetowa 5 Dobre Rządzenie, Działanie 5.2. Wzmocnienie potencjału administracji samorządowej, Poddziałanie 5.2.1 Modernizacja zarządzania w administracji samorządowej.

1. Adres strony internetowej na której zamieszczony jest przetarg: www.krosno.pl /BIP

2. Opis przedmiotu zamówienia i termin realizacji:

2.1. Przedmiotem zadania jest przygotowanie szczegółowych dokumentacji technicznych projektu, które będą stanowić załącznik do SIWZ na realizację zadań wdrożenia systemów informatycznych w ramach projektu „E-Usługi Miast i Gmin Podkarpackich”(przyjęty skrót EUMIGP). Skrót SIWZ oznacza specyfikację istotnych warunków zamówienia sporządzoną na potrzeby postępowania o udzielenie zamówienia publicznego na realizację projektu EUMIGP
w zakresie zadań związanych z:

• utworzeniem zaplecza technicznego do świadczenia w sposób zautomatyzowany e-Usług publicznych za pomocą ePUAP,
• przygotowaniem i wdrożeniem mechanizmów i narzędzi do świadczenia e-Usług publicznych za pomocą platformy ePUAP,
• podniesieniem wiedzy i umiejętności pracowników samorządowych w zakresie stosowania nowoczesnych rozwiązań IT w procesie świadczenia elektronicznych usług publicznych.

Gmina Krosno na podstawie umowy z dnia 16 kwietnia 2014r. została wyznaczona jako Zamawiający upoważniona do przeprowadzenia postępowania i udzielenia zamówienia w imieniu i na rzecz 6 jednostek samorządu terytorialnego z terenu województwa podkarpackiego. Są to następujące jednostki samorządu terytorialnego (JST):

• Lider - Gmina Krosno
• Partner1 - Gmina Miejska Przemyśl
• Partner2 - Gmina Boguchwała
• Partner3 - Gmina Frysztak
• Partner4 - Gmina Lubenia
• Partner5 - Gmina Rymanów

Celem głównym projektu jest podniesienie ilości i jakości świadczonych e-usług, podwyższenie kompetencji pracowników JST objętych projektem w zakresie stosowania nowoczesnych rozwiązań IT w procesie świadczenia tych usług.

2.2. Zakres prac

2.2.1 Szczegółowy zakres prac związanych z przygotowaniem szczegółowych dokumentacji technicznych do SIWZ na realizację projektu pod nazwą  „E-Usługi Miast i Gmin Podkarpackich” należy podzielić na następujące zadania:

1. Przygotowanie szczegółowej dokumentacji technicznej do SIWZ dla Gminy Krosno.
2. Przygotowanie szczegółowej dokumentacji technicznej do SIWZ dla Gminy Miejskiej Przemyśl.
3. Przygotowanie szczegółowej dokumentacji technicznej do SIWZ dla Gminy Boguchwała
4. Przygotowanie szczegółowej dokumentacji technicznej do SIWZ dla Gminy Frysztak.
5. Przygotowanie szczegółowej dokumentacji technicznej do SIWZ dla Gminy Lubenia.
6. Przygotowanie szczegółowej dokumentacji technicznej do SIWZ dla Gminy Rymanów.

2.2.2    Zakres prac związanych z przygotowaniem szczegółowych dokumentacji technicznych, stanowiących załącznik SIWZ, obejmuje wykonanie 6 odrębnych dokumentów dla każdej z gmin będących uczestnikiem projektu.

2.2.3    Szczegółowe dokumentacje techniczne muszą wynikać i opierać się na wniosku aplikacyjnym, który otrzymał wsparcie w ramach działania w ramach POKL działanie 5.2.1 (Wniosek aplikacyjny zostanie udostępniony po wyborze wykonawcy i podpisaniu umowy). 

2.2.4    Szczegółowe dokumentacje techniczne do SIWZ  powinny objąć następujące 4 zadania realizowane we wszystkich JST biorących udział w projekcie:

Zadanie 1 - obejmujące:

•                wdrożenie lub modernizacja dziedzinowych systemów informatycznych ,
•                wdrożenie lub modernizacja istniejącego systemu do systemu spełniającego wymagania Elektronicznego Zarządzania Dokumentami,
•                szkolenia pracowników z systemów dziedzinowych,

Zadanie 2 - obejmujące:

• szkolenia z zasad bezpieczeństwa przetwarzania informacji w systemach informatycznych, nowa instrukcja kancelaryjna i zmiany procedury administracyjnej w związku z realizacją e-usług,
• Przygotowanie procedur wewnętrznych wykorzystania ESP i profili zaufanych do wysyłania korespondencji

Zadanie 3 - obejmujące:

•  wdrożenie nowych e-usług wraz z e-formularzami umieszczonymi na ePUAP i zintegrowanymi z systemami   dziedzinowymi,
•  szkolenia pracowników z profilu zaufanego ePUAP, obsługi ESP i obsługi  e-formularzy z ePUAP zintegrowanych z systemami dziedzinowymi,

Zadanie 4 - obejmujące:

• opracowanie dokumentacji weryfikującej końcową efektywność pracowników.

2.2.5    W ramach przygotowania dokumentacji do SIWZ Zamawiający wymaga przeprowadzenia szczegółowych analiz technicznych i uzgodnień z poszczególnymi JST biorącymi udział w projekcie, obejmujących m.in.:

1. analizę cen rynkowych i szacowanie wartości każdego zadania przetargowego,
2. analizę działania Elektronicznych Skrzynek Podawczych (ESP) i świadczonych aktualnie e-usług poprzez platformę ePUAP dla wszystkich partnerów projektu,
3. analizę funkcjonujących systemów obiegu dokumentów pod kątem dostosowania ich do świadczenia e-usług i pośrednictwa wymiany informacji z platformą ePUAP,
4. analizę szczegółowych potrzeb w zakresie planowanych w projekcie szkoleń i sposobu ich przeprowadzenia,
5. inwentaryzację stanu informatyzacji JST w zakresie możliwości wdrożenia e-usług,
6. analizę funkcjonujących systemów dziedzinowych oraz zakres ich koniecznej modernizacji lub wymiany.
7. analizę przepisów prawnych na podstawie których będzie realizowane zamówienie.

2.2.6    Każda z przygotowanych dokumentacji powinna mieć jednolitą strukturę, zawierającą następujące rozdziały:

1. Opis przedmiotu zamówienia.
2. Wymagania prawne.
3. Cele realizacji zamówienia.
4. Zakres rzeczowy realizowanego zamówienia.
5. Wymagania techniczne modernizacji systemów informatycznych, w tym:

1. Wymagania technologiczne;
2. Wymagania administracyjne;
3. Wymagania dotyczące bezpieczeństwa;          
4. Wymagania licencyjne.

6. Wymagania funkcjonalne modernizacji systemów dziedzinowych i EZD, w tym:

1. Ogólne wymagania funkcjonalne systemów;
2. Szczegółowe wymagania funkcjonalne systemów.

7. Wymagania funkcjonalne wdrożenia nowych e-usług wraz z e-formularzami zintegrowanymi z ePUAP i systemami dziedzinowymi.
8. Wymagania w zakresie szkoleń użytkowników.

2.3. Wymagania co do sposobu realizacji usług

1. Szczegółowa dokumentacja techniczna musi wynikać i opierać się na wniosku aplikacyjnym projektu pod nazwą „E-Usługi Miast i Gmin Podkarpackich”,  który otrzymał wsparcie w ramach działania w ramach POKL Oś Priorytetowa 5 Dobre Rządzenie, Działanie 5.2. Wzmocnienie potencjału administracji samorządowej, Poddziałanie 5.2.1 Modernizacja zarządzania w administracji samorządowej (Wniosek aplikacyjny zostanie udostępniony po wyborze wykonawcy i podpisaniu umowy).
2. Wszystkie prace muszą być wykonane przez wykonawców, którzy posiadają kwalifikacje i doświadczenie zgodne z wymaganiami określonymi w zapytaniu i określonymi przez oferenta w Załączniku nr 2 do ogłoszenia.

Wykonawca ma obowiązek przygotowania dokumentacji, na podstawie danych
i informacji uzyskanych od Zamawiającego i uzgadniania jej na bieżąco.

3.  Termin wykonania zamówienia, rozliczenia:

Zamówienie: Przygotowanie szczegółowych dokumentacji technicznych „E-Usługi Miast i Gmin Podkarpackich” dla 6 JST, stanowiących załącznik SIWZ będzie realizowany od dnia podpisania umowy do 30 czerwca 2014 roku; przy czym najpóźniej 14 dni przed zakończeniem prac musi być przekazana wstępna wersja szczegółowej dokumentacji technicznej do weryfikacji przez Zamawiającego.

4. Warunek posiadania wiedzy i doświadczenia:

4.1. Opis sposobu dokonania oceny spełniania warunku.

Zamawiający uzna powyższy warunek za spełniony o ile wykonawca wykaże, iż zrealizował należycie w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, co najmniej:

dwie usługi związane z opracowaniem dokumentacji technicznych dziedzinowych systemów informatycznych wdrażanych w organach administracji publicznej świadczących e-usługi.

Ww. usługi muszą obejmować co najmniej 5 dwustronnie interakcyjnych usług publicznych,
a wartość projektów, które zostały zrealizowane na podstawie opracowanej przez wykonawcę dokumentacji technicznej musi wynosić nie mniej niż 500 000 zł brutto każdy.

W przypadku oferty wspólnej wykonawców warunek wiedzy i doświadczenia można spełnić łącznie.

Wykonawca wykazując spełnianie warunku dotyczącego posiadania wiedzy i doświadczenia może skorzystać z przygotowanego przez Zamawiającego Załącznika nr 2 do ogłoszenia.

4.2. W celu wykazania spełniania warunku wykonawca zobowiązany jest złożyć:

a) wykaz wykonanych przez wykonawcę usług, o których mowa w punkcie 4.1. w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, odpowiadających swoim rodzajem usługom stanowiącym przedmiot zamówienia, z podaniem ich:

- wartości,

- przedmiotu,

- dat wykonania

- podmiotów, na rzecz których usługi zostały wykonane.

b) dowody, czy usługi wskazane w wykazie zostały wykonane należycie.

4.3. Zamawiający wymaga, by wykonawca dysponował co najmniej jedną osobą posiadającą wykształcenie wyższe informatyczne, która będzie nadzorowała z ramienia wykonawcy prawidłowość realizacji przedmiotowego zamówienia.

Wykonawca wykazując spełnianie warunku dotyczącego dysponowania osobami zdolnymi do wykonania zamówienia może skorzystać z przygotowanego przez Zamawiającego Załącznika nr 2 do ogłoszenia.

Ocena spełnienia w/w warunków dokonana zostanie zgodnie z formułą  „spełnia – nie spełnia” w oparciu o informacje zawarte w dokumentach i oświadczeniach złożonych wraz z ofertą.

UWAGA Niespełnienie chociażby jednego warunku, skutkować będzie wykluczeniem wykonawcy z postępowania.

5. Wymagane dokumenty:

1. Oferta odpowiadająca wymogom formalnym, wg dołączonego formularza oferty (załącznik nr 1 do ogłoszenia)
2. Kopie/skany referencji /dokumentów/ potwierdzających doświadczenie oraz Kopie/skany dokumentów potwierdzających wykształcenie (załącznik nr 2)

Dokumenty należy składać w formie oryginału lub kopii poświadczonej za zgodność
z oryginałem przez Wykonawcę.

Niedostarczenie wymaganych dokumentów będzie stanowić przyczynę odrzucenia oferty.

6. Warunki płatności:

Wynagrodzenie za wykonanie przedmiotu zamówienia zapłacone zostanie w ciągu 14 dni kalendarzowych (licząc od dnia dostarczenia faktur/rachunków). Podstawą wystawienia faktur/rachunków będą protokoły odbioru przedmiotu zamówienia. Wykonawca zobowiązany będzie do wystawienia odrębnych faktur dla każdego z 6 JST, zgodnie z poniższym wykazem:

1. Dla Gminy Krosno za przygotowanie szczegółowej dokumentacji technicznej do SIWZ.
2. Dla Gminy Miejskiej Przemyśl za przygotowanie szczegółowej dokumentacji technicznej do SIWZ.
3. Dla Gminy Boguchwała za przygotowanie szczegółowej dokumentacji technicznej do SIWZ.
4. Dla Gminy Frysztak za przygotowanie szczegółowej dokumentacji technicznej do SIWZ.
5. Dla Gminy Lubenia za przygotowanie szczegółowej dokumentacji technicznej do SIWZ.
6. Dla Gminy Rymanów za przygotowanie szczegółowej dokumentacji technicznej do SIWZ.stron.

7. Kryterium oceny ofert:

Dla porównania ofert zostanie wzięta pod uwagę w kryterium Cena - cena brutto oferty.

Zamawiający dokona wyboru najkorzystniejszej oferty w oparciu o następujące kryterium:

Przyznaną każdej z ocenianych ofert, Zamawiający ustali wg następującego wzoru:

Kryterium Cena:

C = C_min/ C₀ x 100 pkt

gdzie:

C - liczba punktów otrzymanych w kryterium Cena

C_min - najniższa cena spośród ocenianych ofert

C₀ - cena oferty ocenianej

8. Zamkniętą kopertę zawierającą ofertę należy złożyć w Urzędzie Miasta Krosna przy ulicy  Lwowskiej 28a w pokoju nr 01, parter (kancelaria ogólna).
 

Koperta powinna być oznaczona poprzez podanie tytułu zamówienia – „Zapytanie ofertowe na przygotowanie szczegółowych dokumentacji technicznych do SIWZ na realizację projektu pod nazwą  „E-Usługi Miast i Gmin Podkarpackich”  Nie otwierać przed dniem 23.05.2014 r. przed godz. 11:00

9. Termin składania ofert upływa dnia 23.05.2014 r. o  godz. 9:30.

10. Otwarcie ofert nastąpi w siedzibie Zamawiającego przy ul. Lwowskiej 28a w Krośnie, pokój nr 317 w  dniu 23.05.2014 o godz. 10:00.

W cenie ofertowej należy uwzględnić wszystkie koszty związane z kompleksową realizacją przedmiotu zamówienia.

Wszystkie rozliczenia między Zamawiającym a Wykonawcą dokonywane będą w PLN.

Wykonawcy ponoszą wszelkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty.

Postępowanie prowadzone jest w języku polskim. Oferta musi być napisana czytelnie, w języku polskim. Oferta winna być podpisana przez osobę upoważnioną do reprezentowania Wykonawcy, zgodnie z jego formą reprezentacji określoną w rejestrze handlowym lub w innym dokumencie.

11. Pracownikami uprawnionymi do kontaktów z Wykonawcami są:

1. Marian Zoła – Referat Informatyki w Wydziale Organizacyjnym, Zarządzania Kadrami
   i Kontroli w godz. 7.30-15.30
2. Miranda Trojanowska – Biuro Funduszy Pomocowych w godz. 7.30-15.30.

Sposób porozumiewania:

1. Pisemnie – Krosno, ul. Lwowska 28a, z dopiskiem „zapytanie ofertowe”
2. Faksem – nr 13 43 628 6513 43 628 65
3. Drogą mailową – ok@um.krosno.pl

Zawiadomienie Wykonawcy o wyborze jego oferty będzie jednocześnie zaproszeniem do zawarcia umowy.